Asiakastietojen käsittelyn periaatteet
Tässä asiakirjassa määritellään KleinDesign OÜ:n hallussa olevien asiakastietojen käsittely, sen tarkoitukset, laajuus ja luottamuksellisuus.
Kuka on asiakas?
Henkilö, joka on solminut sopimussuhteen KleinDesign OÜ:n kanssa.
Mitä ovat asiakastiedot?
Asiakastiedot ovat kaikki tiedot, jotka KleinDesign OÜ:llä on asiakkaastaan (esim. asiakkaan nimi, yhteystiedot, kauppatiedot).
Mitä asiakastietojen käsittely tarkoittaa?
Asiakastietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia asiakastietoihin kohdistuvia toimenpiteitä (mukaan lukien asiakastietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, muuttaminen, julkaiseminen, asiakastietojen saataville asettaminen, kyselyjen ja otosten tekeminen, käyttö, luovuttaminen, ristiinkäyttö, yhdistäminen, sulkeminen, poistaminen ja hävittäminen).
Kuka on asiakastietojen käsittelijä?
Asiakastietojen rekisterinpitäjä on KleinDesign OÜ (rekisteritunnus 14471660).
Asiakastietojen valtuutetut käsittelijät ovat:
- Postipalvelujen tarjoajat, jotta tilatut tavarat voidaan toimittaa asiakkaalle.
- Yritykset, jotka lähettävät tuotteita asiakkaille postipalvelujen tarjoajien välityksellä.
- Mainospalvelujen tarjoajat, mukaan lukien sosiaalisen median palveluntarjoajat, joille välitämme vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeen asiakkaiden informoimiseksi uusista tuotteista ja kampanjoista sekä asiakkaiden käyttäytymisen analysoimiseksi verkkokaupassa.
- Tietotekniikkapalveluja tarjoavat yritykset, joiden tehtävänä on varmistaa KleinDesign OÜ:n verkkokaupan ja muiden käytössä olevien IT-ratkaisujen toiminta ja kehittäminen.
- Rahoituspalveluja tarjoavat rahoitusyritykset.
Käsiteltävien asiakastietojen sisältö:
KleinDesign OÜ voi kerätä seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi/yrityksen nimi;
- yrityksen rekisteritunnus;
- asuinpaikka;
- yhteystiedot;
- tapahtumatiedot (asiakkaan tekemien ostojen tiedot);
- tiedot tottumuksista, mieltymyksistä ja tyytyväisyydestä (esim. palvelujen käyttöaktiivisuus, käytettävät palvelut sekä asiakastyytyväisyys ja valituksiin liittyvät tiedot);
- kaikki edellä mainitsemattomat asiakastiedot, jotka asiakas on toimittanut KleinDesign OÜ:lle viestintävälineiden (kuten puhelimen ja tietoverkon) kautta omasta aloitteestaan; tämän lisäksi KleinDesign OÜ:llä on oikeus tallentaa kaikki asiakkaan viestintävälineiden kautta antamat toimeksiannot.
Lain mukaisilla perusteilla KleinDesign OÜ:llä on oikeus käsitellä asiakasta koskevia tietoja, joita ei ole mainittu tässä asiakirjassa.
Mikä on asiakastietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta?
KleinDesign OÜ käsittelee asiakastietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- täyttää asiakkaan kanssa tehty sopimus, joka perustuu:
– sopimuksen täyttämiseen tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen asiakkaan pyynnöstä;
– lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen;
– KleinDesign OÜ:n oikeutettuun etuun. - tarjota lisäpalveluita, toteuttaa asiakastyytyväisyystutkimuksia ja markkina-analyyseja sekä laatia tilastoja, jotka perustuvat:
– asiakkaan suostumuksella;
– asiakkaan käyttökokemuksen parantamiseksi sekä uusien tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi;
– KleinDesign OÜ:n oikeutetun edun mukaisesti KleinDesign OÜ:n palvelujen ja tuotteiden parantamiseksi.
- puolustaa loukattuja tai riitautettuja oikeuksiaan (esim. tietojen toimittaminen tuomioistuimelle), mikä perustuu:
– asiakkaan suostumuksella;
– sopimuksen täyttämiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi asiakkaan pyynnöstä;
– lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi;
– KleinDesign OÜ:n oikeutetun edun vuoksi estää, rajoittaa ja tutkia KleinDesign OÜ:n palveluiden ja tuotteiden väärinkäyttöä tai laitonta käyttöä.
- Lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttäminen (esim. tietojen toimittaminen tutkintaviranomaisille), joka perustuu:
– sopimuksen täyttämiseen tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen asiakkaan pyynnöstä;
– lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen;
– KleinDesign OÜ:n oikeutettuun etuun luotettavan riskienhallinnan ja yhtiön yleisen johtamisen osalta.
Missä tilanteissa KleinDesign OÜ luovuttaa asiakastietoja?
Asiakastiedot ovat luottamuksellisia, niitä ei luovuteta eikä kolmansille osapuolille anneta pääsyä niihin ilman asiakkaan etukäteen antamaa suostumusta, lukuun ottamatta laissa säädettyjä tapauksia.
Kuka on kolmas osapuoli?
Kolmas osapuoli on luonnollinen tai oikeushenkilö, joka ei ole asiakas eikä asiakastietojen käsittelijä.
Missä asiakastietoja käsitellään?
Yleensä asiakastietoja käsitellään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen (EU/ETA) alueella, mutta joissakin tapauksissa niitä siirretään ja käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitsevissa maissa.
Asiakastietojen siirtäminen ja käsittely EU:n/ETA:n ulkopuolella on sallittua edellyttäen, että siihen on laillinen peruste, kuten lakisääteisen velvoitteen täyttäminen tai asiakkaan suostumus, ja että asianmukaiset suojatoimenpiteet on toteutettu.
Asianmukainen suojatoimenpide on:
- voimassa oleva sopimus, joka sisältää EU:n laatimat vakiomuotoiset sopimusehdot;
- vastaanottajan sijaintimaassa, joka sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella, on riittävä tietosuojataso Euroopan komission päätöksen mukaisesti;
- vastaanottaja on sertifioitu Privacy Shield -tietosuojakehyksen mukaisesti (koskee Yhdysvalloissa sijaitsevia vastaanottajia).
Ottaessaan yhteyttä asiakas saa tarkempia tietoja asiakastietojen siirtämisestä EU:n/ETA:n ulkopuolelle.
Miten KleinDesign OÜ käyttää asiakastietoja palveluiden tarjoamisessa?
KleinDesign OÜ lähettää asiakkailleen KleinDesign OÜ:n tarjouksia.
Miten KleinDesign OÜ hyödyntää profiilianalyysiä henkilökohtaisten tarjousten laatimisessa?
Profiilianalyysi on asiakastietojen automaattista käsittelyä, jota käytetään asiakkaan tiettyjen henkilökohtaisten ominaisuuksien arvioimiseen. Esimerkiksi henkilön mieltymysten, kiinnostuksen kohteiden tai asuinpaikan analysoimiseksi tai ennustamiseksi. Profiilianalyysiä käytetään markkinointitarkoituksiin, jotka perustuvat KleinDesign OÜ:n oikeutettuun etuun, sopimuksen täyttämiseen tai asiakkaan suostumukseen.
KleinDesign OÜ voi käsitellä asiakastietoja digitaalisten palveluiden käyttökokemuksen parantamiseksi, esimerkiksi mukauttamalla palveluiden näkymiä käytettävään laitteeseen ja luomalla asiakkaalle henkilökohtaisia tarjouksia (ellei asiakas ole kieltäytynyt suoramarkkinoinnista).
Perustuen KleinDesign OÜ:n oikeutettuun etuun, KleinDesign OÜ varmistaa profiilianalyysiin perustuvien henkilökohtaisten tarjousten tekemisen ja markkinoinnin avulla, että yksityisasiakkaat voivat käyttää verkkokauppaympäristöä mukavasti.
Mitkä ovat asiakkaan oikeudet?
Asiakkaalla on asiakastietojen käsittelyn yhteydessä seuraavat oikeudet:
- pyytää omien asiakastietojensa oikaisua, jos ne ovat puutteellisia, epätäydellisiä tai virheellisiä;
- esittää vastalauseita omien asiakastietojensa käsittelyä vastaan, jos asiakastietojen käyttö perustuu oikeutettuun etuun, mukaan lukien profiilianalyysi suoramarkkinointitarkoituksessa (esim. markkinointitarjousten vastaanottaminen tai kyselyihin osallistuminen);
- pyytää omien asiakastietojensa poistamista, esimerkiksi jos niitä käsitellään asiakkaan suostumuksella ja asiakas on peruuttanut suostumuksensa. Tätä oikeutta ei sovelleta, jos poistettavaksi pyydettyjä asiakastietoja käsitellään myös muilla oikeudellisilla perusteilla, esimerkiksi sopimuksen täyttämiseksi;
- rajoittaa asiakastietojensa käsittelyä sovellettavan lainsäädännön nojalla, esimerkiksi silloin, kun KleinDesign OÜ arvioi, onko asiakkaalla oikeus tietojensa poistamiseen;
- saada tietoa siitä, käsitteleekö KleinDesign OÜ hänen asiakastietojaan, ja jos käsittelee, saada pääsy edellä mainittuihin tietoihin;
- saada itse toimittamansa asiakastiedot, joita käsitellään suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, kirjallisessa muodossa tai yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ja siirtää nämä tiedot, mikäli se on teknisesti mahdollista, toiselle palveluntarjoajalle (tietojen siirrettävyys);
- peruuttaa suostumuksensa asiakastietojen käsittelyyn;
- tehdä valituksia asiakastietojen käytöstä Viron tietosuojavaltuutetulle (verkkosivusto: www.aki.ee), jos asiakas katsoo, että hänen asiakastietojensa käsittely loukkaa hänen oikeuksiaan ja etujaan sovellettavan lainsäädännön nojalla.
Kuinka muokata asiakastietojasi ja pyytää niiden käsittelyn lopettamista?
Asiakkaalla on oikeus tutustua omiin asiakastietoihinsa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen hei@kleindesign.ee.
Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn lopettamista ja/tai kerättyjen tietojen poistamista, jos kyseinen oikeus perustuu henkilötietojen suojaa koskevaan lakiin tai muuhun säädökseen.
Kuinka kauan asiakastietoja säilytetään?
Asiakastietoja ei käsitellä pidempään kuin on tarpeen. Säilytysaika voi perustua asiakkaan kanssa tehtyihin sopimuksiin, KleinDesign OÜ:n oikeutettuun etuun tai sovellettavaan lainsäädäntöön (esim. kirjanpitoa koskevat lait, vanhentumisaikoja koskevat lait tai muu yksityisoikeus).